Bezpieczeństwo oraz środki techniczne i organizacyjne Theravo

Podział odpowiedzialności

netcup zabezpiecza fizyczne centrum danych, sprzęt i podstawową infrastrukturę sieciową. Theravo administruje serwerem root i odpowiada za utwardzenie systemu operacyjnego, reguły zapory sieciowej, aktualizacje, bezpieczeństwo aplikacji i bazy danych, separację danych poszczególnych gabinetów, zarządzanie dostępem, sekrety, monitoring, kopie zapasowe oraz reagowanie na incydenty.

Miejsce hostingu

Produkcyjny serwer root Theravo jest hostowany przez netcup GmbH w Norymberdze w Niemczech. Produkcyjne dane dotyczące wizyt mają pozostawać na infrastrukturze w Niemczech lub w innym miejscu wyraźnie wskazanym na liście dalszych podmiotów przetwarzających.

Szyfrowanie podczas przesyłania

Połączenia z Theravo są chronione przy użyciu aktualnych konfiguracji TLS. Połączenia administracyjne i połączenia między usługami są ograniczone oraz szyfrowane tam, gdzie ma to zastosowanie techniczne. Publiczny, nieszyfrowany dostęp do aplikacji nie jest dozwolony.

Ochrona przechowywanych danych

Przechowywane dane są chronione przez uprawnienia systemu operacyjnego i bazy danych, ograniczone konta usługowe, zarządzanie sekretami oraz kontrolowany dostęp administracyjny. Theravo nie określa usługi jako szyfrowanej end-to-end. Dokładne wykorzystanie szyfrowania wolumenów i kopii zapasowych jest dokumentowane w wewnętrznym rejestrze środków technicznych i organizacyjnych i musi odpowiadać rzeczywiście wdrożonej konfiguracji.

Uwierzytelnianie i kontrola dostępu

Dostęp jest ograniczony do uwierzytelnionych użytkowników oraz upoważnionych procesów usługowych. Użytkownicy gabinetu mogą uzyskiwać dostęp wyłącznie do funkcji i danych przypisanych do ich gabinetu. Linki i sesje portalu pacjenta są ograniczone do właściwego pacjenta i gabinetu. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe jest dostępne dla kont gabinetów jako opcjonalna funkcja w ustawieniach bezpieczeństwa. Po jego włączeniu logowanie wymaga drugiego składnika. Dla dostępu administracyjnego i infrastruktury obowiązują odrębne wymagania.

Dostęp administracyjny

Administracja środowiskiem produkcyjnym jest ograniczona do upoważnionych osób, odbywa się z wykorzystaniem indywidualnych kont lub kluczy i jest oddzielona od zwykłego dostępu użytkowników. Unika się współdzielonych danych logowania. Uprawnienia uprzywilejowane są nadawane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne operacyjnie, i odbierane po ustaniu potrzeby.

Zasada najmniejszych uprawnień

Komponenty aplikacji, użytkownicy bazy danych i konta operacyjne otrzymują wyłącznie uprawnienia potrzebne do wykonania ich zadań. Dostęp do danych pacjentów w celach wsparcia lub utrzymania ma charakter wyjątkowy, jest związany z konkretnym celem i ograniczony czasowo.

Aktualizacje i zarządzanie podatnościami

Theravo utrzymuje system operacyjny, środowisko uruchomieniowe, zależności aplikacji i kontenery. Aktualizacje bezpieczeństwa są oceniane i wdrażane zależnie od ryzyka. Dostępne z zewnątrz usługi i reguły zapory są przeglądane, a niepotrzebne usługi wyłączane.

Logi bezpieczeństwa i audytowe

Działania istotne dla bezpieczeństwa, zdarzenia uwierzytelniania i zmiany administracyjne są rejestrowane w celu zapewnienia rozliczalności i badania incydentów. Logi są chronione przed nieuprawnionym dostępem i przechowywane wyłącznie przez udokumentowany okres odpowiedni do celu. Theravo korzysta z Sentry do diagnostyki błędów i monitoringu technicznego. Sentry otrzymuje następujące dane: Ograniczone techniczne dane osobowe, w szczególności adresy IP oraz techniczne informacje o błędach i śladach stosu. Imiona i nazwiska pacjentów oraz ich adresy e-mail jako pola aplikacji, treść zgłoszeń pacjentów, wiadomości i wizyt, informacje kliniczne, dane o zdrowiu wprowadzone przez pacjentów, notatki o pacjentach ani inne pola z treścią dotyczącą pacjentów nie są przekazywane do Sentry w celu monitorowania błędów.

Kopie zapasowe

Theravo codziennie tworzy kopie zapasowe danych wymaganych do działania usługi. Kopie zapasowe służą do odtworzenia usługi w przypadku utraty danych lub awarii technicznej. Jeżeli do przechowywania kopii zapasowych wykorzystywany jest zewnętrzny usługodawca, który przetwarza dane osobowe w imieniu Theravo, jest on wskazywany zgodnie ze swoją rolą w informacjach o dalszych podmiotach przetwarzających.

Testy odtwarzania

Odtworzenie danych z kopii zapasowej zostało pomyślnie przetestowane. Procedury odtwarzania są dokumentowane i weryfikowane w ramach obsługi technicznej.

Reagowanie na incydenty

Theravo utrzymuje procedury wykrywania, oceny, ograniczania skutków i dokumentowania incydentów bezpieczeństwa. Jeżeli Theravo przetwarza dane w imieniu gabinetu, gabinet jest informowany bez zbędnej zwłoki o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym jego danych, aby mógł wykonać swoje obowiązki prawne.

Dostęp w ramach wsparcia

Personel wsparcia nie uzyskuje domyślnie dostępu do treści dotyczących pacjentów. Dostęp jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy jest niezbędny do rozwiązania udokumentowanego problemu, odbywa się na polecenie gabinetu lub na innej ważnej podstawie oraz jest ograniczony do minimalnego zakresu i czasu.

Sekrety i dane uwierzytelniające

Hasła, dane uwierzytelniające API i klucze kryptograficzne nie są przechowywane w kodzie źródłowym ani w logach widocznych dla użytkowników. Sekrety są przechowywane w konfiguracji z ograniczonym dostępem i są zmieniane lub unieważniane w razie podejrzenia naruszenia albo zmiany uprawnień.

Rozdzielenie danych gabinetów

Dane gabinetów są logicznie rozdzielane za pomocą identyfikatorów gabinetu i autoryzacji na poziomie aplikacji. Zapytania i zadania wykonywane w tle muszą egzekwować granice między gabinetami. Dostęp do danych innego gabinetu jest niedozwolony.

Poczta terminowa i minimalizacja danych

Theravo korzysta z własnych adresów terminowych pozostających pod jego kontrolą i nie wymaga dostępu do prywatnej skrzynki gabinetu. Treść wiadomości jest przetwarzana wyłącznie w celu obsługi wizyt. Pacjentki i pacjenci są proszeni, aby nie przekazywać diagnoz ani szczegółowych informacji o zdrowiu, które nie są niezbędne do umówienia wizyty.

Lokalne przetwarzanie z wykorzystaniem AI

Theravo może wykorzystywać model językowy Gemma 3 uruchamiany lokalnie na serwerze root zarządzanym przez Theravo do technicznej klasyfikacji przychodzących wiadomości lub zgłoszeń dotyczących wizyt. Klasyfikacja służy wyłącznie wsparciu procesów organizacyjnych. System AI nie stawia diagnoz medycznych, nie podejmuje decyzji dotyczących leczenia ani decyzji o przyjęciu, odrzuceniu lub priorytetyzacji pacjentów. Nie generuje odpowiedzi dla pacjentów ani nie wysyła wiadomości. Treść wiadomości nie jest w tym celu przekazywana do Google ani innego zewnętrznego API AI i nie jest wykorzystywana do trenowania modelu ogólnego przeznaczenia. Funkcja nie służy do oceny klinicznej, rekomendowania leczenia, oceny ryzyka ani wykrywania nagłych przypadków.

Usuwanie i retencja

Usuwanie w aplikacji odbywa się zgodnie z udokumentowanymi poleceniami, zweryfikowanymi regułami technicznymi i obowiązującymi wymogami. Wygasłe, odrzucone i niepotwierdzone zgłoszenia wizyt nie są domyślnie traktowane jako dokumentacja leczenia. Istniejące kopie zapasowe są nadpisywane lub usuwane zgodnie z obowiązującymi cyklami tworzenia kopii zapasowych i usuwania, o ile przepisy nie wymagają dalszego przechowywania. Usunięcie aktywnego rekordu nie usuwa go natychmiast ze wszystkich kopii zapasowych.

Zarządzanie usługodawcami

Theravo zawiera wymagane umowy dotyczące przetwarzania danych z dalszymi podmiotami przetwarzającymi, weryfikuje ich rolę i miejsce przetwarzania oraz utrzymuje aktualną listę. Usługodawcy nie otrzymują dostępu wykraczającego poza świadczoną usługę.

Dowody i przegląd zabezpieczeń

Ta strona jest publicznym podsumowaniem. Theravo prowadzi wewnętrzny rejestr środków technicznych i organizacyjnych, obejmujący osobę odpowiedzialną, techniczny sposób wdrożenia, częstotliwość przeglądów, dowody i udokumentowane odstępstwa. Jako aktywne mogą być opisywane wyłącznie rzeczywiście wdrożone zabezpieczenia. Szczegółowe dowody są udostępniane gabinetom na podstawie umowy powierzenia i z zachowaniem odpowiedniej poufności.

Brak profilowania reklamowego

Dane pacjentów i wizyt nie są sprzedawane ani wykorzystywane do reklamy behawioralnej lub tworzenia profili reklamowych. Ewentualna analityka publicznej strony musi być oddzielnie udokumentowana i skonfigurowana zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi zgody.

Kontakt w sprawach bezpieczeństwa

Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych można przesyłać na adres privacy@theravo.pl.

Bezpieczeństwo i środki techniczne i organizacyjne

Dane usługodawcy