Warunki świadczenia usługi

Część A — Warunki dla gabinetów i klientów zawodowych

Postanowienia części A mają zastosowanie do umów pomiędzy Theravo a gabinetami psychoterapeutycznymi, psychoterapeutami i innymi klientami działającymi w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej. Usługa profesjonalna opisana w części A nie jest oferowana konsumentom.

Usługodawca i zakres

Usługodawcą będącym stroną umowy jest Egidijus Girčys, działający pod nazwą handlową Theravo. Niniejsze warunki regulują dostęp do usługi Theravo służącej do zarządzania wizytami i korzystanie z niej. Indywidualne dane zamówienia, opis planu, ceny oraz umowa powierzenia przetwarzania danych stanowią część umowy.

Korzystanie zawodowe

Klient potwierdza, że korzysta z Theravo w związku z prowadzeniem gabinetu lub inną działalnością zawodową. Klient musi podać prawidłowe dane działalności i dane kontaktowe oraz zapewnić, że osoby akceptujące umowę lub zarządzające kontem są upoważnione do działania w imieniu gabinetu.

Zawarcie umowy, plany i ceny

Umowa zostaje zawarta, gdy Theravo przyjmie zamówienie, aktywuje płatny plan albo potwierdzi rejestrację, jeżeli proces rejestracji wyraźnie wskazuje na zawarcie umowy. Obowiązujący plan, cena, okres rozliczeniowy, minimalny okres obowiązywania i zawarte funkcje wynikają z informacji pokazanych przed zamówieniem lub uzgodnionych indywidualnie. Informacja, czy cena obejmuje VAT, jest podawana w zamówieniu.

Opis usługi

Theravo udostępnia oprogramowanie do obsługi zgłoszeń wizyt, dostępności, potwierdzeń, odwołań, zmian terminów, portalu pacjenta, opcjonalnych płatności, środków na kolejną wizytę i komunikacji administracyjnej. Dokładny zakres zależy od wybranego planu i konfiguracji. Theravo może rozwijać usługę, o ile uzgodnione podstawowe funkcje nie zostaną istotnie ograniczone bez uzasadnionej przyczyny.

Brak świadczeń terapeutycznych lub medycznych

Theravo jest usługodawcą technicznym. Theravo nie świadczy psychoterapii, nie diagnozuje, nie udziela porad medycznych, nie prowadzi interwencji kryzysowej ani leczenia i nie ocenia kwalifikacji zawodowych gabinetu ani klinicznej odpowiedniości pacjenta. Za usługi zawodowe odpowiada wyłącznie gabinet.

Konta i bezpieczeństwo

• Klient aktualizuje dane konta i udziela dostępu wyłącznie upoważnionym osobom.
• Dane logowania i linki dostępowe muszą być chronione przed nieuprawnionym użyciem i nie mogą być udostępniane osobom innym niż zamierzony odbiorca.
• Klient niezwłocznie usuwa dostęp osób, które już go nie potrzebują, i informuje Theravo o podejrzeniu naruszenia.
• Działania wykonane z użyciem upoważnionego konta przypisuje się klientowi, chyba że klient wykaże nieuprawnione użycie, które nie wynikało z naruszenia jego obowiązków.

Odpowiedzialność gabinetu

• Gabinet odpowiada za rodzaje wizyt, dostępność, ceny, zasady odwołania, komunikację z pacjentami i zgodność z obowiązkami zawodowymi.
• Gabinet musi weryfikować informacje o wizytach i nie może polegać na Theravo jako jedynym kanale pilnej lub istotnej klinicznie komunikacji.
• Gabinet określa podstawy prawne, informacje o przetwarzaniu, retencję i sposób realizacji praw osób w odniesieniu do danych pacjentów przetwarzanych w jego imieniu.
• Gabinet nie powinien umieszczać zbędnych notatek z terapii, diagnoz ani dokumentacji klinicznej w polach przeznaczonych do obsługi wizyt.

Ochrona danych i powierzenie przetwarzania

Jeżeli Theravo przetwarza dane osobowe w imieniu gabinetu, zastosowanie ma umowa powierzenia przetwarzania danych. Gabinet jest administratorem danych pacjentów, a Theravo podmiotem przetwarzającym. Theravo jest odrębnym administratorem w zakresie własnego zarządzania kontami, rozliczeń, bezpieczeństwa i wykonywania obowiązków prawnych.

Lokalna funkcja AI

Theravo może wykorzystywać lokalnie uruchamiany model językowy Gemma 3 do klasyfikowania administracyjnych wiadomości dotyczących wizyt i przygotowywania projektów. Treść wiadomości nie jest w tym celu przekazywana do Google ani innego zewnętrznego API AI. Funkcja nie jest przeznaczona do oceny klinicznej, diagnozy, rekomendowania leczenia, oceny ryzyka ani wykrywania nagłych przypadków. Gabinet musi sprawdzić ustawienia i weryfikować projekty, gdy kontrola człowieka jest włączona lub wymagana w danym procesie.

Przejrzystość zautomatyzowanej komunikacji

Jeżeli pacjent otrzymuje bezpośrednio wiadomość administracyjną utworzoną lub w istotnym stopniu przygotowaną przez AI bez rzeczywistej kontroli człowieka, gabinet musi zapewnić jasną informację o zastosowaniu automatycznego wsparcia. Standardowa informacja udostępniana przez Theravo brzmi: „Ta wiadomość organizacyjna została przygotowana z wykorzystaniem automatycznego wsparcia w imieniu gabinetu.” Gabinet pozostaje odpowiedzialny za adekwatność automatycznej wysyłki w swoim procesie.

Płatności i opłaty

Po włączeniu płatności online gabinet pozostaje odpowiedzialny za ceny, zasady zwrotów i odwołań, rozliczenia podatkowe oraz informacje przekazywane pacjentom. Przetwarzanie płatności podlega także warunkom wybranego dostawcy płatności. Theravo nie gwarantuje zatwierdzenia transakcji i może otrzymywać status płatności oraz referencje transakcji w celu uzgodnienia.

Dostępność, utrzymanie i zmiany

Theravo dąży do niezawodnego udostępniania usługi, ale nie gwarantuje działania bez przerw i błędów. Prace utrzymaniowe i bezpieczeństwa, awarie usługodawców oraz zdarzenia pozostające poza rozsądną kontrolą Theravo mogą czasowo ograniczać dostępność. Planowane istotne prace powinny być zapowiadane, jeżeli jest to rozsądnie możliwe.

Dozwolone korzystanie

• Usługa nie może być wykorzystywana niezgodnie z prawem, do naruszania praw osób trzecich, rozpowszechniania złośliwego oprogramowania lub spamu ani do prób nieuprawnionego dostępu.
• Nie wolno obchodzić zabezpieczeń lub limitów, zakłócać działania usługi ani automatycznie pobierać danych poza udokumentowanymi interfejsami.
• Usługa nie może być używana jako kanał alarmowy, system decyzji klinicznych ani zamiennik wymaganej prawem dokumentacji leczenia.

Prawa własności intelektualnej

Theravo i jego licencjodawcy zachowują wszelkie prawa do oprogramowania, projektu, dokumentacji i usługi. Klient otrzymuje na czas umowy niewyłączne i nieprzenoszalne prawo do korzystania z usługi w uzgodnionym zakresie. Prawa do własnych danych i treści pozostają przy kliencie.

Poufność

Każda strona chroni niepubliczne informacje biznesowe, techniczne i dotyczące bezpieczeństwa drugiej strony i wykorzystuje je wyłącznie do realizacji umowy. Informacje niepubliczne obejmują w szczególności tajemnice pacjentów oraz inne dane, które mogą podlegać tajemnicy zawodowej. Do danych osobowych i tajemnic pacjentów dodatkowo stosuje się umowę powierzenia przetwarzania danych oraz jej postanowienia dotyczące poufności i § 203 niemieckiego kodeksu karnego. Nie dotyczy to informacji, które stały się publiczne bez naruszenia, były wcześniej zgodnie z prawem znane, zostały opracowane niezależnie lub muszą zostać ujawnione na podstawie prawa.

Eksport i usuwanie danych

Dostępne funkcje eksportu należy wykorzystać przed zakończeniem umowy. Po zakończeniu usługi Theravo usuwa lub zwraca dane przetwarzane w imieniu gabinetu zgodnie z umową powierzenia, z zastrzeżeniem ustawowej retencji i rotacji kopii zapasowych. Klient odpowiada za zachowanie dokumentów, które musi przechowywać na podstawie prawa.

Odpowiedzialność

• Theravo ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za działanie umyślne i rażące niedbalstwo, szkodę na życiu, ciele lub zdrowiu, podstępnie zatajone wady, udzielone gwarancje oraz odpowiedzialność wynikającą z bezwzględnie obowiązujących przepisów o odpowiedzialności za produkt.
• W przypadku zwykłego niedbalstwa Theravo odpowiada wyłącznie za naruszenie istotnego obowiązku umownego, którego wykonanie umożliwia prawidłową realizację umowy i na którego przestrzeganiu klient może zwykle polegać. Odpowiedzialność jest wówczas ograniczona do przewidywalnej szkody typowej dla tego rodzaju umowy.
• W pozostałym zakresie odpowiedzialność jest wyłączona w granicach dozwolonych prawem. Ograniczenia mają zastosowanie również do przedstawicieli i osób, którymi Theravo posługuje się przy wykonywaniu zobowiązań.
• Theravo nie odpowiada za decyzje terapeutyczne, usługi zawodowe, zasady wizyt lub odwołań gabinetu, informacje przekazane przez pacjentów ani decyzje zewnętrznych dostawców płatności.
• Ustawowe zasady ciężaru dowodu pozostają bez zmian.

Okres obowiązywania i wypowiedzenie

Okres obowiązywania, minimalny okres, odnowienie i zwykły termin wypowiedzenia są określone w zamówieniu lub wybranym planie. Prawo do rozwiązania umowy z ważnej przyczyny pozostaje bez zmian. Po zakończeniu umowy dostęp może wygasnąć po uzgodnionym okresie eksportu, a dane są obsługiwane zgodnie z umową powierzenia.

Zawieszenie dostępu

Theravo może czasowo ograniczyć dostęp, jeżeli jest to niezbędne do usunięcia ryzyka bezpieczeństwa, w przypadku niezgodnego z prawem korzystania, istotnego naruszenia umowy, braku płatności po uprzednim wezwaniu albo zagrożenia dla usługi lub innych klientów. Jeżeli jest to rozsądnie możliwe, Theravo informuje klienta wcześniej i przywraca dostęp po ustaniu przyczyny.

Zmiany warunków

Theravo może zmieniać warunki dla przyszłych umów oraz zmieniać istniejące umowy, gdy istnieje uzasadniona przyczyna, zmiana jest rozsądna dla klienta i dozwolona przez prawo. Istotne zmiany są komunikowane z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza sytuację klienta, zastosowanie ma prawo wypowiedzenia wskazane w powiadomieniu.

Prawo właściwe i sąd

Zastosowanie ma prawo niemieckie, z wyłączeniem norm kolizyjnych i Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Jeżeli klient jest przedsiębiorcą handlowym, osobą prawną prawa publicznego, funduszem specjalnym prawa publicznego albo nie ma ogólnej właściwości sądu w Niemczech, wyłączną właściwość ma sąd w Poczdamie w zakresie dozwolonym prawem. Bezwzględnie obowiązujące zasady właściwości pozostają bez zmian.

Kontakt dla klientów zawodowych

Pytania umowne i prawne można kierować na adres legal@theravo.pl.

Część B — Informacje dla pacjentek, pacjentów i osób zainteresowanych

Część B wyjaśnia techniczną rolę Theravo, gdy pacjent korzysta ze strony wizyt gabinetu, procesu płatności lub portalu pacjenta. Nie oznacza to, że Theravo świadczy psychoterapię ani że powstaje stosunek terapeutyczny z Theravo.

Relacja z gabinetem

Umowa dotycząca wizyty, terapii, płatności, odwołania lub zwrotu jest zawierana pomiędzy pacjentem a właściwym gabinetem. Gabinet decyduje o przyjęciu zgłoszenia, rodzaju usługi, cenie, zasadach odwołania i zasadności klinicznej. Theravo udostępnia wyłącznie platformę techniczną.

Zgłoszenia i potwierdzenia wizyt

Wysłanie zgłoszenia nie gwarantuje wizyty. O przyjęciu wizyty decyduje status widoczny w Theravo oraz potwierdzenie gabinetu. Pacjent powinien sprawdzić datę, godzinę, miejsce lub dane sesji wideo i skontaktować się bezpośrednio z gabinetem, jeśli informacje są niejasne lub sprawa jest pilna.

Płatności, odwołania i środki na kolejną wizytę

Do płatności, odwołań, zwrotów i środków na kolejną wizytę stosuje się warunki przedstawione przez gabinet. Dodatkowo mogą mieć zastosowanie warunki dostawcy płatności. Theravo nie podejmuje samodzielnie decyzji, czy przysługuje zwrot lub saldo. Pytania należy kierować do gabinetu.

Portal pacjenta

Dostęp do portalu i linki logowania są osobiste i nie należy ich przekazywać innym osobom. Pacjenci powinni aktualizować dane kontaktowe i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie nieuprawnionego dostępu. Portal służy do obsługi wizyt, a nie do nagłych przypadków ani szczegółowej komunikacji klinicznej.

Brak obsługi nagłych przypadków i kryzysów

Theravo i wiadomości dotyczące wizyt nie są monitorowane jako usługa ratunkowa. W nagłym przypadku medycznym lub kryzysie psychicznym należy skontaktować się z właściwym numerem alarmowym, lokalnym centrum interwencji kryzysowej, osobą prowadzącą terapię albo inną dostępną lokalnie formą pilnej pomocy.

Prywatność danych pacjenta

Właściwy gabinet jest co do zasady administratorem danych pacjenta i wizyty, a Theravo przetwarza je w jego imieniu. Pacjenci powinni zapoznać się z informacjami o przetwarzaniu przekazanymi przez gabinet i polityką prywatności Theravo oraz nie podawać danych o zdrowiu, które nie są potrzebne do umówienia wizyty.

Kontakt

Pytania techniczne dotyczące Theravo można kierować na adres hello@theravo.pl. Pytania dotyczące wizyty, terapii, ceny, odwołania lub dokumentacji pacjenta należy kierować do właściwego gabinetu.