Jak skonfigurować rodzaje wizyt w Theravo

1. Zacznij od kilku prostych rodzajów wizyt

Długa lista może sprawiać wrażenie elastycznej, ale często utrudnia wybór. W wielu jednoosobowych gabinetach na początek wystarczą trzy podstawowe rodzaje wizyt:

• Pierwsza konsultacja dla nowych pacjentów
• Kolejna sesja dla osób już korzystających z gabinetu
• Termin wewnętrzny, rezerwowany wyłącznie przez gabinet

W razie potrzeby można dodać kolejne, na przykład:

• sesję online
• sesję w drugim gabinecie lub pod drugim adresem
• krótką rozmowę telefoniczną
• pierwszą konsultację dla osób płacących prywatnie
• sesję dla par lub rodzin
• dłuższą sesję o innym czasie trwania

Osobny rodzaj wizyty ma sens wtedy, gdy zmienia się przynajmniej jedna ważna zasada: grupa pacjentów, czas trwania, forma spotkania, miejsce, widoczność, cena albo termin odwołania lub przełożenia.

Nie twórz nowego rodzaju wizyty tylko dlatego, że chcesz zmienić jedno zdanie w opisie. Dodaj go wtedy, gdy rzeczywiście zmienia się sposób rezerwacji.

2. Nazwy i opisy pisz z perspektywy pacjenta

Nazwa powinna od razu wyjaśniać, co jest rezerwowane. Wewnętrzne skróty i techniczne określenia zwykle nie są pomocne.

Dobre przykłady:

• Pierwsza konsultacja, 25 minut
• Sesja psychoterapeutyczna, 50 minut
• Sesja online, 50 minut
• Kolejna wizyta dla stałych pacjentów

Mniej czytelne byłyby nazwy takie jak „Kalendarz 1”, „Standard 50” albo skróty używane tylko wewnątrz gabinetu.

Theravo umożliwia przygotowanie nazw i opisów po polsku, niemiecku i angielsku. Włącz tylko te języki, w których gabinet rzeczywiście pracuje, i napisz każdą wersję naturalnie. Dobry opis krótko odpowiada na cztery pytania:

• Dla kogo jest ta wizyta?
• Ile trwa?
• Gdzie się odbywa?
• Co warto wiedzieć przed rezerwacją?

Przykład:

Pierwsza konsultacja dla nowych pacjentów. Spotkanie trwa 25 minut, odbywa się online i służy wstępnemu ustaleniu spraw organizacyjnych.

W opisie nie warto umieszczać diagnoz, obietnic dotyczących efektów terapii ani zbyt rozbudowanych wyjaśnień.

3. Ustaw, kto może zarezerwować dany rodzaj wizyty

Dla każdego rodzaju wizyty można określić dostęp:

• tylko dla nowych pacjentów
• tylko dla osób już korzystających z gabinetu
• dla obu grup
• wyłącznie do ręcznej rezerwacji przez gabinet

Takie rozdzielenie ogranicza przypadkowe rezerwacje. Publiczna pierwsza konsultacja może być widoczna tylko dla nowych osób, a kolejne sesje wyłącznie w portalu pacjenta. Terminy wewnętrzne pozostają pod pełną kontrolą terapeuty.

Przykład

To ustawienie służy organizacji rezerwacji. Nie zastępuje oceny terapeuty i nie powinno być używane do klinicznego kategoryzowania pacjentów.

4. Wybierz formę spotkania i miejsce

Theravo obsługuje wizyty:

• w gabinecie
• online
• telefonicznie

Jeśli dla danego rodzaju wizyty dostępnych jest kilka form, pacjent może wybrać jedną z nich podczas rezerwacji. Warto udostępniać tylko te możliwości, które rzeczywiście są oferowane.

Dla sesji w gabinecie podaj pełny adres i, jeśli to potrzebne, informację o konkretnym pokoju. Dla spotkania online gabinet może dodać własny link do wideorozmowy. Theravo porządkuje rezerwację i przekazuje skonfigurowany link, ale nie jest platformą do prowadzenia wideospotkań.

5. Ustaw rzeczywisty czas trwania i bufor po wizycie

Wpisz faktyczny czas sesji. Możesz też ustawić bufor po wizycie. To czas na krótką notatkę, chwilę przerwy lub przygotowanie do kolejnej sesji.

Przykład:

• czas sesji: 50 minut
• bufor po wizycie: 10 minut
• kolejna wizyta może rozpocząć się po 60 minutach

Bufor nie jest dodatkowym czasem terapii. Pomaga zachować spokojny rytm pracy gabinetu.

W ustawieniach gabinetu można również wybrać domyślny czas wizyty i bufor po wizycie. Mimo to każdy rodzaj wizyty warto sprawdzić osobno, zwłaszcza gdy pierwsza konsultacja i kolejna sesja mają inną długość.

6. Zdecyduj, gdzie dany rodzaj wizyty ma być widoczny

Nie każda wizyta musi być dostępna przez wszystkie kanały. W Theravo można udostępnić dany rodzaj wizyty:

• na publicznej stronie rezerwacji
• w portalu pacjenta
• w propozycjach terminów wysyłanych przez Asystenta e-mail
• wyłącznie wewnętrznie

Przykładowe ustawienie:

• pierwsza konsultacja: publicznie
• kolejna sesja: tylko w portalu pacjenta
• termin zwolniony w ostatniej chwili: w portalu i przez Asystenta e-mail
• superwizja lub spotkanie wewnętrzne: tylko dla gabinetu

Takie rozdzielenie jest często ważniejsze niż tworzenie wielu podobnych rodzajów wizyt. Pacjenci widzą dzięki temu tylko te opcje, które są dla nich przeznaczone.

7. Ustal zasady odwołania, przełożenia i krótkie pytanie organizacyjne

Każdy rodzaj wizyty może mieć własne zasady. Warto sprawdzić:

• Czy wizytę można odwołać online?
• Do ilu godzin przed spotkaniem można ją odwołać?
• Do kiedy można przełożyć termin?
• Czy po prawidłowo odwołanej opłaconej wizycie mają pozostać środki na kolejną rezerwację?
• Czy te środki mogą być wykorzystane tylko przy tym samym rodzaju wizyty?
• Czy potrzebne jest krótkie pytanie organizacyjne?

Pytanie organizacyjne powinno dotyczyć wyłącznie informacji potrzebnych do umówienia spotkania. Theravo nie jest narzędziem do wywiadu klinicznego ani dokumentacji terapii. W tym miejscu nie należy prosić o diagnozy, szczegółowy przebieg leczenia, informacje o kryzysie ani inne wrażliwe dane zdrowotne.

Przykładowe pytanie:

Czy wolisz spotkanie online czy w gabinecie?

albo:

Czy gabinet powinien wiedzieć o jakiejś kwestii związanej z dostępem do budynku?

8. Cenę można pokazać, ale płatności skonfiguruj osobno

Dla rodzaju wizyty można ustawić cenę i walutę. Można go również połączyć z produktem oraz jednorazową ceną w Stripe i wymagać płatności przed potwierdzeniem.

Ten poradnik dotyczy wyłącznie struktury wizyt. Połączenie Stripe, wybór właściwej ceny i sprawdzenie płatności opisuje osobny przewodnik:

Jak włączyć płatności online za wizyty w Theravo

Jeśli dana wizyta nie ma być opłacana online, pozostaw wymóg płatności wyłączony.

9. Kolor, aktywność i kopiowanie ustawień

Kolor ułatwia rozpoznawanie rodzajów wizyt w wewnętrznym kalendarzu. Warto używać spokojnej, ograniczonej palety. Nazwa nadal powinna wyjaśniać znaczenie, ponieważ kolor nie może być jedyną wskazówką.

Rodzaj wizyty można włączyć lub wyłączyć. Dzięki temu da się czasowo zatrzymać rezerwacje bez usuwania całej konfiguracji.

Można też skopiować istniejące ustawienia. To przydatne, gdy na przykład sesja online i sesja w gabinecie mają ten sam czas oraz podobne zasady. Po skopiowaniu sprawdź jednak grupę pacjentów, widoczność, miejsce, cenę i wymóg płatności.

10. Przykład ustawień w jednoosobowym gabinecie

To tylko przykład, a nie uniwersalne zalecenie. Ustawienia powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi pracy gabinetu.

11. Sprawdź rodzaj wizyty przed udostępnieniem terminów

Przejdź cały proces z perspektywy pacjenta:

1. Czy nazwa jest zrozumiała od razu?
2. Czy widzi ją właściwa grupa pacjentów?
3. Czy czas, forma i miejsce są poprawne?
4. Czy włączone są tylko potrzebne kanały rezerwacji?
5. Czy zasady odwołania i przełożenia są jasne?
6. Czy formularz pyta wyłącznie o potrzebne informacje organizacyjne?
7. Czy wszystko dobrze wygląda na telefonie?
8. Czy płatność nie została przypadkiem włączona?

Dopiero po takim sprawdzeniu warto udostępnić w kalendarzu wolne terminy.

Najczęstsze błędy

Zbyt wiele rodzajów wizyt na początku

Długa lista utrudnia wybór. Lepiej zacząć od kilku jasnych opcji i dodawać kolejne tylko wtedy, gdy naprawdę różnią się zasadami.

Pierwsze i kolejne wizyty dostępne dla wszystkich

Może to prowadzić do niepasujących rezerwacji. Użyj ustawień grupy pacjentów i kanału rezerwacji.

Wewnętrzne nazwy widoczne dla pacjentów

Skróty zrozumiałe w gabinecie nie zawsze są jasne dla osoby rezerwującej.

Mylenie rodzaju wizyty z dostępnością

Rodzaj wizyty ustala zasady, ale nie tworzy wolnych terminów. Te dodaje się później w kalendarzu.

Kopiowanie ustawień płatności do każdej wizyty

Połącz Stripe w uporządkowany sposób i przypisz cenę tylko tam, gdzie jest potrzebna.