Jak skonfigurować kalendarz i dostępność w Theravo

1. Ustaw godziny wyświetlania i podział kalendarza

Na początku ustaw podstawowe wartości:

• najwcześniejszą widoczną godzinę
• najpóźniejszą widoczną godzinę
• podział kalendarza, na przykład co 15 lub 30 minut
• domyślny czas nowego wpisu
• domyślny bufor po wizycie

Te ustawienia ułatwiają codzienną pracę. Nie zastępują czasu trwania i bufora ustawionych przy konkretnym rodzaju wizyty.

Zakres godzin powinien obejmować zwykły dzień pracy, ale nie musi pokazywać całej doby. Jeśli gabinet pracuje od 8:00 do 18:00, widok 0:00-24:00 tylko niepotrzebnie wydłuży kalendarz.

2. Widoki tygodnia i miesiąca służą do różnych zadań

Theravo udostępnia widok tygodnia i miesiąca, a także bardziej przestronny i kompaktowy sposób wyświetlania.

Widok tygodnia przydaje się do:

• układania bieżącego planu
• sprawdzania wolnych i zarezerwowanych godzin
• zmiany pojedynczych wpisów
• zauważania nakładających się terminów

Widok miesiąca pomaga:

• ocenić ogólne obciążenie
• zobaczyć urlopy i nieobecności
• zauważyć wyjątkowo pełne lub puste tygodnie
• planować z większym wyprzedzeniem

Filtry mogą pokazać tylko wybrane elementy, na przykład:

• terminy publiczne
• terminy prywatne lub wewnętrzne
• wizyty zarezerwowane
• wolne godziny
• pierwsze konsultacje
• kolejne sesje

Filtry nie powinny zastępować jasnych nazw rodzajów wizyt. Kalendarz jest najłatwiejszy do odczytania wtedy, gdy nazwy i kolory od początku są spójne.

3. Dodaj pojedynczy wolny termin bezpośrednio w kalendarzu

Przy jednorazowej albo nagłej dostępności najprościej dodać wolną godzinę bezpośrednio w wybranym dniu.

Wybierz:

1. datę i godzinę rozpoczęcia
2. rodzaj wizyty
3. czas wynikający z ustawień wizyty
4. kanał rezerwacji lub widoczność
5. ewentualną blokadę wewnętrzną

Pojedynczy termin dobrze sprawdza się jako:

• godzina zwolniona po odwołaniu wizyty
• dodatkowa pierwsza konsultacja
• jednorazowa sesja wieczorna
• wyjątek od zwykłego planu tygodnia

Nie warto jednak co tydzień ręcznie tworzyć wielu takich samych godzin. Do regularnego planu lepiej użyć funkcji kopiowania.

4. Sprawdź czas wizyt i bufory przed kopiowaniem

Dodaj potrzebne wolne terminy w kalendarzu. Sprawdź rodzaj wizyty, czas trwania, bufor i kanał rezerwacji każdego wpisu. Następnie sprawdź, czy terminy w tygodniu nie nakładają się na siebie, zanim skopiujesz tydzień.

5. Kopiuj pojedyncze godziny, całe dni albo tydzień

W Theravo można kopiować pojedynczy termin, plan jednego dnia albo cały tydzień. Można też zastosować tygodniowy plan do kilku kolejnych tygodni lub wygenerować dostępność w wybranym zakresie dat.

Praktyczny sposób pracy:

1. Dokładnie ustaw jeden typowy tydzień.
2. Sprawdź rodzaje wizyt, kanały i bufory po wizytach.
3. Skopiuj tydzień na wybrany okres.
4. Osobno popraw święta, urlopy i nietypowe dni.
5. Otwórz stronę rezerwacji i sprawdź efekt.

Nie kopiuj tygodnia, w którym nadal znajdują się robocze albo przypadkowo publiczne godziny. Dobrze przygotowany wzór ogranicza późniejsze poprawki.

6. Określ widoczność każdej wolnej godziny

Theravo rozdziela kilka kanałów dostępności:

• publiczna rezerwacja
• tylko portal pacjenta
• propozycje terminów przez Asystenta e-mail
• tylko wewnętrznie

Dzięki temu ten sam tydzień może być dostępny dla różnych osób w różnym zakresie.

Przykład

Wolna godzina w kalendarzu wewnętrznym nie musi być publicznym terminem. Udostępniaj tylko te wizyty, które pacjent może rzeczywiście zarezerwować bez dodatkowego uzgodnienia.

W razie potrzeby można czasowo wyłączyć całą publiczną rezerwację. Można też ukryć część godzin, mimo że są dostępne wewnętrznie.

7. Nie myl wolnej dostępności z powtarzalną wizytą

Wolne terminy pozwalają pacjentowi, któremu gabinet udostępnił rezerwację, wybrać odpowiednią godzinę. Powtarzalna seria rezerwuje natomiast konkretne wizyty w stałym rytmie.

Seria sprawdza się przy:

• sesjach co tydzień
• sesjach co dwa tygodnie
• stałym terminie przez ustalony okres

Przy zmianie należy świadomie wybrać, czy dotyczy ona tylko jednego spotkania, wszystkich kolejnych czy całej serii.

Wolną dostępność stosuj wtedy, gdy konkretna godzina ma dopiero zostać wybrana. Regularny blok pracy gabinetu nie jest tym samym co seria wizyt przypisana jednej osobie.

8. Dodaj urlopy i blokady

Urlop oraz inne nieobecności najlepiej zaznaczać z wyprzedzeniem. Theravo pozwala blokować pojedyncze godziny i całe zakresy urlopowe.

Typowe wpisy wewnętrzne:

• urlop
• szkolenie
• superwizja
• dokumentacja
• zebranie
• prywatna sprawa

Szczegółowa nazwa pozostaje wewnętrzna. Pacjent powinien jedynie widzieć, że w tym czasie nie ma wolnej wizyty.

9. Sprawdź ostrzeżenia o konfliktach

Gdy różne rodzaje wizyt albo kalendarze nakładają się na siebie, Theravo może wyświetlić ostrzeżenie o konflikcie lub niepełnej konfiguracji. Warto sprawdzić:

• zdublowaną dostępność
• nakładające się rodzaje wizyt
• brakujące ustawienia wizyty
• istniejące rezerwacje w zmienianym okresie
• czasową blokadę terminu podczas płatności

Przy ponownym generowaniu dostępności istniejące wizyty i aktywne blokady płatności pozostają chronione. Mimo to większe zmiany najlepiej najpierw sprawdzić na krótkim zakresie dat.

10. Otwórz stronę rezerwacji widoczną dla pacjenta

Po ustawieniu kalendarza otwórz publiczną stronę rezerwacji albo osadzony widget.

Sprawdź:

• Czy widać tylko właściwe rodzaje wizyt?
• Czy dostępne są odpowiednie dni i godziny?
• Czy terminy wewnętrzne są ukryte?
• Czy stali pacjenci widzą właściwe kolejne sesje w portalu?
• Czy czas, miejsce i opis są poprawne?
• Czy strona działa wygodnie na telefonie?
• Czy urlop rzeczywiście blokuje rezerwację?

Nie wystarczy sprawdzić kalendarza od strony gabinetu. Najważniejsze jest to, co pacjent faktycznie widzi i może wybrać.

Przykład: przygotowanie typowego tygodnia

Terapeutka pracuje od poniedziałku do czwartku.

• poniedziałek rano: dwie publiczne pierwsze konsultacje
• od poniedziałku do czwartku: kolejne sesje dostępne w portalu pacjenta
• środa w południe: czas na dokumentację
• czwartek wieczorem: jedna publiczna konsultacja online
• piątek: bez udostępnionych terminów

Najpierw ustawia rodzaje wizyt, potem dodaje wolne terminy w kalendarzu, kopiuje tydzień na kolejnych sześć tygodni i na końcu blokuje urlop oraz szkolenie.

W ten sposób powstaje przewidywalny plan bez publicznego udostępniania całego dnia pracy.

Lista kontrolna przed publikacją

• Rodzaje wizyt są w pełni skonfigurowane.
• Zakres godzin i podział kalendarza pasują do dnia pracy.
• Czas trwania oraz bufor po każdej wizycie zostały sprawdzone.
• Terminy publiczne, portalowe, e-mailowe i wewnętrzne są wyraźnie rozdzielone.
• Jeden typowy tydzień został przetestowany przed skopiowaniem.
• Skopiowane tygodnie uwzględniają święta i urlop.
• Powtarzalne wizyty pacjentów nie zostały pomylone z wolną dostępnością.
• Ostrzeżenia o konfliktach zostały sprawdzone.
• Istniejące rezerwacje nadal są na swoim miejscu.
• Publiczna strona została sprawdzona na komputerze i telefonie.