Jak włączyć płatności online za wizyty w Theravo

1. Włącz płatność tylko tam, gdzie upraszcza pracę

Nie każda sesja musi być opłacana online. Typowe zastosowania to:

• pierwsza konsultacja dla osób płacących prywatnie
• prywatnie opłacana pojedyncza sesja
• sesję dla par lub rodzin
• płatna konsultacja wstępna
• warsztat albo jasno określona usługa konsultacyjna

Przy stałej terapii inny sposób rozliczenia może być wygodniejszy. Najważniejsze, aby zasady były jasne przed rezerwacją.

Dla każdego rodzaju wizyty warto ustalić:

• Czy cena ma być widoczna?
• Czy płatność jest wymagana przed potwierdzeniem?
• W jakiej walucie odbywa się płatność?
• Co dzieje się po odwołaniu wizyty w terminie?
• Jak gabinet postępuje po zbyt późnym odwołaniu?
• Czy opłacona kwota może zostać zachowana na kolejną rezerwację?
• Czy zamiast pojedynczych płatności lepiej sprawdzi się pakiet sesji?

Płatność jest rozwiązaniem organizacyjnym. Nie powinna być przedstawiana jako miara motywacji pacjenta ani zobowiązania do terapii.

2. Połącz Stripe z Theravo

Theravo prowadzi gabinet krok po kroku przez połączenie ze Stripe. Dla większości gabinetów jest to najprostsza i najbezpieczniejsza opcja. Ręczna konfiguracja jest przeznaczona tylko dla osób, które potrafią bezpiecznie zarządzać tajnymi kluczami i ustawieniami webhooków.

Zalecany przebieg:

1. Otwórz ustawienia płatności w Theravo.
2. Rozpocznij połączenie ze Stripe.
3. Zaloguj się do Stripe albo utwórz potrzebne konto.
4. Uzupełnij wymagane przez Stripe dane firmy i wypłat.
5. Wróć do Theravo i sprawdź, czy połączenie jest aktywne.

Dane dostępowe do Stripe powinny pozostać poufne. Korzystaj wyłącznie z konta Stripe należącego do gabinetu i nigdy nie pokazuj tajnych kluczy w dokumentach ani zrzutach ekranu.

3. Przygotuj produkt i cenę jednorazową w Stripe

Aby przypisać cenę w Theravo, w Stripe musi istnieć odpowiedni produkt z ceną jednorazową.

Przykład:

• produkt: Sesja psychoterapeutyczna, 50 minut
• cena: 200 zł jednorazowo
• waluta: PLN

Używaj nazw, które będą zrozumiałe również później w historii płatności i rozliczeniach. Unikaj technicznych skrótów.

Po utworzeniu produktu pobierz listę produktów i cen Stripe do Theravo. Następnie wybierz cenę odpowiadającą rzeczywistemu rodzajowi wizyty i jej długości.

Nie przypisuj ceny pakietu czterech sesji do pojedynczej wizyty.

4. Przypisz cenę i walutę do rodzaju wizyty

Otwórz wcześniej przygotowany rodzaj wizyty i sprawdź:

• cenę widoczną dla pacjenta
• walutę
• połączony produkt Stripe
• połączoną cenę jednorazową
• przełącznik wymaganej płatności

Kwota na stronie rezerwacji i kwota pobierana przez Stripe muszą się zgadzać. Różne wartości mogą wzbudzać nieufność i prowadzić do dodatkowych pytań.

Jeśli cena ma być tylko informacją, ale płatność nie ma odbywać się online, upewnij się, że wymóg płatności pozostaje wyłączony.

5. Włącz płatność przed potwierdzeniem

Po włączeniu wymaganej płatności wizyta zostaje potwierdzona dopiero po udanym zakończeniu płatności.

Pacjent:

1. wybiera rodzaj wizyty, datę i godzinę;
2. widzi cenę, walutę i zasady rezerwacji;
3. podaje potrzebne dane organizacyjne;
4. przechodzi do Stripe Checkout;
5. opłaca wizytę;
6. wraca na stronę potwierdzenia;
7. otrzymuje potwierdzenie po prawidłowym przetworzeniu płatności.

Podczas płatności Theravo czasowo blokuje wybraną godzinę, aby nie mogła zostać równocześnie zarezerwowana przez inną osobę.

6. Co dzieje się w tle

Stripe bezpiecznie informuje Theravo, czy płatność się udała, nie powiodła się albo została przerwana. Gabinet nie musi ręcznie zmieniać statusu płatności.

Możliwe statusy obejmują między innymi:

• zakończona pomyślnie
• nieudana
• anulowana
• wygasła
• wymaga działania
• zwrócona

Jeżeli płatność nie zostanie dokończona, czasowa blokada wygasa po określonym czasie, a termin może ponownie stać się dostępny.

W portalu pacjenta można sprawdzić status i ponowić niedokończoną płatność.

7. Przetestuj cały proces przed publikacją

Przed uruchomieniem płatności na żywo wykonaj test w trybie testowym Stripe, używając wyłącznie fikcyjnych danych. Sprawdź udaną płatność, przerwany proces oraz ponowienie niedokończonej płatności.

Sprawdź:

• Czy wyświetla się właściwa cena?
• Czy waluta jest poprawna?
• Czy rezerwacja prowadzi do właściwego Stripe Checkout?
• Czy godzina pozostaje zablokowana podczas płatności?
• Czy udana płatność prawidłowo potwierdza wizytę?
• Czy przerwana płatność ma czytelny status?
• Czy niedokończoną płatność można ponowić?
• Czy po wygaśnięciu blokady termin wraca do dostępności?
• Czy potwierdzenie i portal pacjenta pokazują właściwy status?

Cały test wykonaj w trybie testowym Stripe. Płatności na żywo włącz dopiero wtedy, gdy udana płatność, przerwany proces i ponowienie płatności mają prawidłowe, zrozumiałe statusy.

8. Jasno określ zasady odwołania i wykorzystania opłaconej kwoty

Theravo nie zwraca automatycznie pieniędzy po odwołaniu opłaconej wizyty.

Po odwołaniu zgodnym z zasadami gabinetu opłacona kwota może zostać zachowana do wykorzystania przy kolejnej rezerwacji. Takie środki mogą:

• pozostać połączone z pierwotną płatnością i rodzajem wizyty;
• być widoczne w portalu pacjenta;
• zostać użyte przy kolejnej pasującej rezerwacji;
• mieć termin ważności;
• domyślnie obowiązywać tylko przy tym samym rodzaju wizyty.

Pacjent powinien przed rezerwacją wiedzieć, do kiedy może odwołać termin i jak gabinet postępuje przy spóźnionym odwołaniu.

Theravo nie wykonuje zwrotów automatycznie. Jeśli zwrot jest potrzebny, gabinet realizuje go za pośrednictwem swojego konta Stripe.

9. Pakiet sesji to osobne ustawienie

Pakiet sesji nie jest tym samym co pojedyncza płatna wizyta. Obejmuje określoną liczbę opłaconych z góry sesji przypisanych do jednego rodzaju wizyty oraz własny termin ważności i historię wykorzystania.

Konfigurację pakietu czterech sesji opisuje osobny poradnik:

Pakiet 4 sesji w gabinecie psychoterapeutycznym

Nie używaj ceny pakietu jako zwykłej ceny jednej wizyty.

Przykład: płatna pierwsza konsultacja

Gabinet oferuje 50-minutową pierwszą konsultację dla osób płacących prywatnie w cenie 200 zł.

Ustawienia:

• rodzaj wizyty: Pierwsza konsultacja prywatna
• dla kogo: nowi pacjenci
• cena: 200 zł
• waluta: PLN
• produkt Stripe: Pierwsza konsultacja, 50 minut
• cena Stripe: 200 zł jednorazowo
• płatność wymagana: tak
• termin odwołania: zgodnie z zasadami gabinetu
• termin przełożenia: zgodnie z zasadami gabinetu

Pacjent widzi cenę przed rezerwacją. Termin jest czasowo zablokowany podczas płatności i zostaje potwierdzony dopiero po jej zakończeniu.

To przykład, a nie rekomendacja cenowa.

Lista kontrolna przed włączeniem płatności

• Odpowiedni rodzaj wizyty jest w pełni skonfigurowany.
• Konto Stripe należy do właściwego gabinetu.
• Połączenie ze Stripe jest aktywne.
• Nazwa produktu i cena jednorazowa są zrozumiałe.
• Kwota i waluta zgadzają się w Stripe oraz Theravo.
• Właściwa cena jest przypisana do właściwego rodzaju wizyty.
• Wymóg płatności działa tylko przy wybranych wizytach.
• Zasady odwołania, przełożenia i wykorzystania środków są opisane jasno.
• Cały proces został sprawdzony na bezpiecznych danych testowych.