Jak ustawić dzienne limity rezerwacji dla różnych grup pacjentów

Dlaczego jedna zasada rezerwacji nie zawsze wystarcza

W gabinecie mogą występować różne potrzeby związane z umawianiem wizyt:

• Pacjent korzystający zwykle ze stałej godziny czasem potrzebuje innego terminu w tym samym tygodniu.
• Osoba pracująca zmianowo lub mająca obowiązki opiekuńcze potrzebuje większej elastyczności.
• Gabinet chce zachować ograniczoną liczbę terminów na dodatkowe sesje.
• W przypadku niektórych pacjentów kolejne wizyty nadal powinny być umawiane bezpośrednio z terapeutą.

Całkowicie otwarta rezerwacja traktuje wszystkie te sytuacje tak samo. Jest prosta, ale nie zawsze odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy gabinetu. Z kolei tworzenie osobnej zasady dla każdej osoby szybko staje się uciążliwe.

Grupy rezerwacyjne upraszczają tę sytuację. Kilku pacjentów może korzystać z tej samej zasady organizacyjnej. Gabinet nadal kontroluje dzienną liczbę rezerwacji i może zastosować osobne ustawienie dla konkretnej osoby.

Czym są grupy rezerwacyjne, a czym nie są

Grupa rezerwacyjna to wewnętrzne ustawienie służące organizacji wizyt. W Theravo można przypisywać pacjentów do grup, nadawać grupom własne, neutralne nazwy, ustalać osobny limit dzienny dla każdej grupy, ustalać wspólny limit dla kilku grup z ograniczeniem, pozostawiać wybrane grupy bez limitu oraz wyłączyć rezerwację online dla jednej osoby.

Grupy rezerwacyjne nie tworzą wolnych terminów. Dostępność nadal wynika z rodzajów wizyt i konkretnych godzin opublikowanych przez gabinet. Podczas rezerwacji Theravo dodatkowo sprawdza, czy osoby z danej grupy nie wykorzystały już swojego limitu na wybrany dzień.

Grupy nie zastępują również podziału na nowych pacjentów i osoby już korzystające z gabinetu. Dostęp dla tych osób ustawia się przy konkretnym rodzaju wizyty. Pierwsza konsultacja może być widoczna publicznie dla nowych pacjentów, a kolejne sesje wyłącznie w portalu osób pozostających w terapii.

Jak działają dzienne limity grup

Dla każdej grupy można ustalić maksymalną liczbę wizyt, które osoby z tej grupy mogą zarezerwować w ciągu jednego dnia. Takie ustawienie jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy kilka grup korzysta z tych samych opublikowanych terminów kolejnych wizyt, ale żadna z nich nie powinna zajmować całej dostępności na dany dzień.

Można również ustawić wspólny limit dla kilku grup. Dzięki temu łączna liczba rezerwacji w tych grupach nie przekroczy liczby terminów, które gabinet chce przeznaczyć na ten sposób umawiania wizyt.

Przykład: sześć terminów kolejnych wizyt

Gabinet publikuje na czwartek sześć terminów kolejnych wizyt i korzysta z trzech wewnętrznych grup:

Przewiń w bok, aby przeczytać wszystkie kolumny.

Dwie grupy z ograniczeniem mają dodatkowo wspólny limit dwóch rezerwacji dziennie. Oznacza to, że w ciągu dnia mogą zostać zarezerwowane dwa terminy przez osoby z grupy „Elastyczne terminy” albo po jednym terminie przez osoby z obu ograniczonych grup. Pozostałe opublikowane godziny są nadal dostępne dla innych pacjentów, którzy mogą je rezerwować, albo do ręcznego przydzielenia przez gabinet.

Podane liczby są jedynie przykładem. Odpowiednie limity zależą od rodzaju wizyt, sposobu pracy i rzeczywistego zapotrzebowania w danym gabinecie.

Przykładowe grupy rezerwacyjne

Nazwy powinny opisywać zasadę organizacyjną, a nie pacjenta. Zwykle łatwiej utrzymać dwie lub trzy proste grupy niż rozbudowany system kategorii.

Standard

Ta grupa może obejmować pacjentów, którzy samodzielnie rezerwują standardowe, opublikowane terminy kolejnych wizyt. Jeżeli pozostałe ustawienia wystarczają do uporządkowania kalendarza, grupa może pozostać bez limitu.

Elastyczne terminy

Taka grupa może być przydatna dla osób, które ze względu na pracę zmianową, obowiązki opiekuńcze lub inne okoliczności nie mogą umawiać się zawsze na tę samą godzinę. Dzienny limit sprawia, że elastyczne terminy pozostają dostępne także dla innych pacjentów, którzy ich potrzebują.

Dodatkowe sesje

Ściśle ograniczona grupa może służyć do organizacji dodatkowych sesji lub terminów udostępnionych z krótkim wyprzedzeniem. Grupa reguluje jedynie sposób rezerwacji. To terapeuta nadal decyduje, czy dodatkowa sesja jest potrzebna.

Ustawienie tymczasowe

Czasami ograniczenie jest potrzebne tylko podczas przejściowej zmiany grafiku gabinetu. W takim przypadku warto od razu ustalić termin ponownego sprawdzenia ustawienia, aby rozwiązanie tymczasowe nie pozostało na stałe tylko dlatego, że nadal znajduje się w systemie.

Neutralne nazwy wspierają profesjonalną relację

Określenia takie jak „niesolidni”, „trudni” albo nazwy diagnoz nie powinny pojawiać się w ustawieniach rezerwacji. Nie są potrzebne do określenia limitu, mogą brzmieć oceniająco i mieszają organizację wizyt z oceną kliniczną.

Lepsze nazwy to na przykład:

• Standard
• Elastyczne terminy
• Ograniczony dostęp
• Dodatkowe sesje
• Ustawienie tymczasowe

Cel grupy powinien dać się opisać jednym zdaniem, na przykład:

Krótka definicja ułatwia późniejsze sprawdzenie, czy grupa nadal jest potrzebna i czy przypisano do niej właściwe osoby.

Jak ustawić grupy rezerwacyjne w Theravo

1. Najpierw określ, co chcesz uporządkować

Nie zaczynaj od nazwy grupy, lecz od konkretnego problemu. Czy chcesz zachować kilka elastycznych terminów? Ograniczyć liczbę dodatkowych sesji? A może jedna osoba powinna nadal umawiać wizyty bezpośrednio z gabinetem?

2. Używaj jak najmniejszej liczby grup

Każda dodatkowa grupa wymaga później sprawdzania i aktualizowania. W wielu jednoosobowych gabinetach wystarczy grupa standardowa i jedna grupa z limitem.

3. Nadaj grupom neutralne nazwy

Theravo pozwala zmieniać nazwy grup. Wybieraj określenia opisujące sposób rezerwacji, które pozostaną zrozumiałe także podczas późniejszego przeglądu ustawień.

4. Przypisuj pacjentów tylko wtedy, gdy grupa ma konkretny cel

Do grupy z ograniczeniem przypisuj osoby, dla których ta zasada organizacyjna jest rzeczywiście potrzebna. Przypisanie powinno móc się zmieniać i warto je regularnie sprawdzać.

5. Ustal realistyczne limity dzienne

Limit powinien odpowiadać liczbie terminów rzeczywiście publikowanych przez gabinet. Zbyt wysoki niewiele zmieni. Zbyt niski może prowadzić do dodatkowych wiadomości i ręcznego umawiania wizyt.

6. W razie potrzeby dodaj wspólny limit

Jeżeli kilka grup ma osobne ograniczenia, wspólny limit dzienny pozwala określić maksymalną łączną liczbę rezerwacji w tych grupach.

7. Pozostaw grupę bez limitu, gdy dodatkowe ograniczenie nie jest potrzebne

Nie każda grupa musi mieć limit. Grupa standardowa może pozostać bez ograniczeń, jeżeli opublikowane terminy i zasady poszczególnych rodzajów wizyt już wystarczająco porządkują kalendarz.

8. Sprawdź cały proces z perspektywy pacjenta

Użyj kont testowych. Sprawdź dzień, w którym limit nie został jeszcze wykorzystany, oraz dzień, w którym został osiągnięty. Proces rezerwacji powinien pozostać zrozumiały. Nie powinien też niepotrzebnie ujawniać wewnętrznych nazw ani zasad podziału terminów.

Kiedy lepsza jest zasada indywidualna

Nie każdy wyjątek wymaga tworzenia nowej grupy.

Jeżeli tylko jedna osoba nie powinna samodzielnie rezerwować wizyt, w Theravo można wyłączyć dla niej rezerwację online. Gabinet nadal umawia kolejne terminy ręcznie, bez usuwania profilu pacjenta ani historii wizyt.

Podziału na pierwszą konsultację i kolejne sesje również nie należy tworzyć za pomocą grup. Służą do tego ustawienia konkretnego rodzaju wizyty: dla nowych pacjentów, dla osób już korzystających z gabinetu, dla obu grup albo wyłącznie do ręcznej rezerwacji. Ręczne ustalanie terminu jest właściwe także wtedy, gdy potrzebna jest ocena terapeuty. Grupy mogą ograniczać liczbę rezerwacji, ale nie mogą ustalać kolejności przyjęć na podstawie potrzeb klinicznych.

Regularnie przeglądaj grupy

Grupa nie powinna obowiązywać bezterminowo tylko dlatego, że została kiedyś utworzona. Co pewien czas warto sprawdzić:

• Czy pierwotny cel organizacyjny nadal jest aktualny?
• Czy limit odpowiada liczbie obecnie publikowanych terminów?
• Czy do grupy są przypisane właściwe osoby?
• Czy ustawienie powoduje zbędne wiadomości lub ręczne zmiany?
• Czy prostsza zasada osiągnęłaby ten sam cel?

Sposób umawiania wizyt może zmieniać się wraz z organizacją pracy gabinetu. Grupy powinny wspierać tę organizację, a nie na stałe przypisywać pacjentów do administracyjnej kategorii.

Przykład z gabinetu: jak zachować elastyczne terminy

Terapeutka prowadzi głównie stałe sesje raz w tygodniu. Dodatkowo publikuje kilka terminów dla pacjentów, którzy ze względu na zmienny grafik pracy nie mogą umawiać się zawsze na tę samą godzinę.

Bez limitu kilka osób mogłoby wybrać wizyty tego samego dnia i zająć wszystkie elastyczne terminy. Terapeutka tworzy więc grupę „Elastyczne terminy” z limitem dwóch rezerwacji dziennie. Grupa standardowa pozostaje bez limitu. W przypadku pojedynczych pacjentów, z którymi terminy nadal powinny być uzgadniane bezpośrednio, terapeutka wyłącza rezerwację online indywidualnie.

Pacjenci nadal widzą przejrzystą listę terminów, które mogą zarezerwować. Gabinet w tle kontroluje natomiast, ile wizyt dziennie mogą wybrać osoby z grupy „Elastyczne terminy”.

Lista kontrolna

• Cel każdej grupy można wyjaśnić jednym zdaniem.
• Nazwy grup są neutralne i dotyczą wyłącznie organizacji rezerwacji.
• Diagnozy ani oceny pacjentów nie są używane jako etykiety.
• Dostępne terminy są zarządzane niezależnie od limitów grup.
• Każda grupa z ograniczeniem ma realistyczny limit dzienny.
• Wspólny limit jest ustawiony, gdy kilka grup korzysta z tych samych ograniczonych terminów.
• Grupy, które nie wymagają ograniczenia, pozostają bez limitu.
• Pojedynczy wyjątek nie prowadzi automatycznie do tworzenia nowej grupy.
• W razie potrzeby rezerwację online można wyłączyć dla konkretnej osoby.
• Przypisania i limity są regularnie sprawdzane.
• Proces został przetestowany na kontach testowych pacjentów.