Rezerwacja wizyt online może ograniczyć liczbę e-maili i telefonów związanych z ustalaniem terminów. Żeby rzeczywiście odciążała gabinet, powinna jednak działać według jasno określonych zasad.
Nie każda osoba odwiedzająca stronę musi widzieć wszystkie wolne godziny ani móc wybrać każdy rodzaj wizyty. Pierwsza konsultacja, kolejna sesja, czas na dokumentację, superwizję czy przerwę wymagają innego sposobu planowania. Różne mogą być także zasady płatności, odwoływania i przekładania wizyt. Dobrze ustawiony system pokazuje tylko terminy świadomie udostępnione przez gabinet. Pacjent może wykonać wyłącznie te czynności, które zostały dla niego przewidziane. Rezerwacja staje się prostsza, a gabinet zachowuje własny sposób organizacji pracy.
Dlaczego nie warto udostępniać całego kalendarza
Pełne otwarcie kalendarza może początkowo wydawać się najprostszym rozwiązaniem. W praktyce wolna godzina nie zawsze jest jednak terminem, który powinien być widoczny publicznie. Może być przeznaczona dla pacjenta pozostającego w terapii, na dokumentację, superwizję, przerwę albo inne zadanie, którego nie da się swobodnie przesunąć.
Bez wyraźnego podziału nowy pacjent może omyłkowo wybrać termin przeznaczony na kolejną sesję. Z kolei osoba będąca już w terapii może zarezerwować godzinę przeznaczoną na pierwszą konsultację. Spotkania w gabinecie, online i telefoniczne również nie zawsze są zamienne. Mogą różnić się czasem trwania, ceną lub zasadami dotyczącymi zmian.
Rezerwacja online powinna więc robić więcej niż tylko pokazywać wolne godziny. Powinna odzwierciedlać sposób pracy gabinetu: kto może zarezerwować dany rodzaj wizyty, gdzie jest on widoczny i do kiedy można go odwołać lub przełożyć.
1. Oddziel pierwsze konsultacje od kolejnych wizyt
Na początku warto utworzyć niewielką liczbę rodzajów wizyt, które pacjenci mogą łatwo od siebie odróżnić. Pierwsza konsultacja ma zwykle inne zasady niż kolejna sesja. Może różnić się grupą pacjentów, czasem trwania, formą spotkania, ceną albo terminem odwołania i przełożenia.
Spotkania w gabinecie, online i telefoniczne warto rozdzielić tylko wtedy, gdy ta różnica ma znaczenie podczas rezerwacji. Jeżeli wizyta wymaga płatności online, warunek ten powinien być jasno widoczny. Terminy przeznaczone wyłącznie do użytku wewnętrznego powinny pozostać niewidoczne dla pacjentów.
W małym gabinecie na początek mogą wystarczyć trzy rodzaje wizyt:
- Pierwsza konsultacja dla nowych pacjentów
- Kolejna wizyta dla pacjentów pozostających w terapii
- Termin wewnętrzny, umawiany wyłącznie przez gabinet
Kolejne warianty warto dodawać dopiero wtedy, gdy rzeczywiście różnią się przeznaczeniem, czasem trwania, formą, ceną lub zasadami. W Theravo każdy rodzaj wizyty można udostępnić nowym pacjentom, osobom już korzystającym z gabinetu, obu grupom albo wyłącznie do ręcznego umawiania przez gabinet.
2. Udostępniaj tylko wybrane terminy
Godziny pracy, wewnętrzna dostępność i terminy widoczne na stronie rezerwacji to trzy różne rzeczy. Jeżeli terapeutka pracuje od poniedziałku do czwartku, nie musi udostępniać online każdej wolnej godziny.
Terapeutka chce przeznaczyć dwa terminy tygodniowo na pierwsze konsultacje. Publikuje wyłącznie te dwie godziny. Pozostały czas zachowuje na sesje osób pozostających w terapii, dokumentację, superwizję i przerwy.
W Theravo na publicznej stronie pojawiają się tylko wyraźnie udostępnione terminy. Część wolnych godzin może pozostać wewnętrzna, a publiczną rezerwację można w razie potrzeby czasowo wyłączyć. Można też zablokować okresy urlopowe. Grupy rezerwacyjne i dzienne limity pomagają dodatkowo określić, ile opublikowanych terminów może wykorzystać dana grupa pacjentów.
3. Ustal zasady osobno dla każdego rodzaju wizyty
Przed opublikowaniem danego rodzaju wizyty warto przejść cały proces z perspektywy osoby rezerwującej. Pomogą w tym następujące pytania:
- Kto może zarezerwować tę wizytę?
- Czy jest widoczna publicznie, tylko w portalu pacjenta, czy wyłącznie wewnętrznie?
- Czy odbywa się w gabinecie, online czy telefonicznie?
- Jak długo trwa?
- Czy po spotkaniu potrzebny jest dodatkowy czas na przerwę lub dokumentację?
- Czy cena jest widoczna?
- Czy przed potwierdzeniem wymagana jest płatność przez Stripe?
- Do kiedy można odwołać wizytę?
- Do kiedy można ją przełożyć?
- Czy potrzebne jest krótkie pytanie organizacyjne?
W Theravo ustawienia te są przypisane do konkretnego rodzaju wizyty. Dwudziestominutowa rozmowa wstępna może więc działać według innych zasad niż pięćdziesięciominutowa sesja. Cena i wymóg płatności dotyczą wyłącznie tych wizyt, dla których gabinet je włączył.
Pytanie organizacyjne nie jest wywiadem klinicznym. Formularz rezerwacji nie powinien zbierać diagnoz, szczegółowego przebiegu terapii, informacji o kryzysie ani innych danych zdrowotnych, które nie są potrzebne do umówienia wizyty. Warto ograniczyć formularz do informacji niezbędnych organizacyjnie. Theravo jest projektowane z uwzględnieniem wymagań RODO i zasady minimalizacji danych. Ostateczna decyzja o zakresie zbieranych informacji należy do gabinetu.
4. Zaplanuj osobne ścieżki dla nowych pacjentów i osób już korzystających z gabinetu
Osoba kontaktująca się z gabinetem po raz pierwszy zwykle potrzebuje innego sposobu rezerwacji niż pacjent pozostający w terapii. Nowym osobom można udostępnić jasno opisaną pierwszą konsultację z wybranymi terminami. Pacjenci w trwającym procesie mogą natomiast potrzebować dostępu tylko do przeznaczonych dla nich kolejnych wizyt.
Przykładowa ścieżka dla nowego pacjenta
- Wybiera odpowiednią pierwszą konsultację.
- Wybiera jedną z udostępnionych godzin.
- Podaje tylko potrzebne dane organizacyjne.
- Jeżeli wizyta wymaga płatności, opłaca ją online.
- Otrzymuje potwierdzenie i zaproszenie do kalendarza.
Przykładowa ścieżka dla pacjenta pozostającego w terapii
- Otwiera portal pacjenta.
- Sprawdza dostępne kolejne wizyty.
- Wybiera termin.
- W razie potrzeby odwołuje lub przekłada wizytę w dozwolonym czasie.
- Korzysta z dostępnych środków lub pakietu sesji, jeżeli ma do nich dostęp.
Nie każdy pacjent musi mieć takie same możliwości rezerwacji. W Theravo można wyłączyć rezerwację online dla jednej osoby bez usuwania jej profilu ani historii wizyt. Gabinet nadal może umawiać kolejne terminy ręcznie.
5. Pozwól pacjentom samodzielnie zarządzać prostymi zmianami
Samodzielne zarządzanie terminami nie oznacza dostępu do całego kalendarza. Pacjent widzi swoje nadchodzące wizyty, może rezerwować tylko udostępnione mu rodzaje spotkań i wprowadzać zmiany przed określonym terminem granicznym.
W portalu Theravo pacjenci, którym gabinet udostępnił tę możliwość, mogą również sprawdzić status płatności, ponowić niedokończoną płatność oraz wykorzystać dostępne środki lub pakiet sesji. Jeżeli opłacona wizyta zostanie odwołana zgodnie z zasadami gabinetu, wpłata może zostać zachowana jako środki do wykorzystania przy kolejnej rezerwacji. To gabinet nadal decyduje, które rodzaje wizyt są widoczne i możliwe do zarezerwowania.
Pacjentka pozostająca w terapii może zarezerwować udostępniony termin kolejnej wizyty i przełożyć go najpóźniej 48 godzin przed spotkaniem. Pierwsze konsultacje, terminy wewnętrzne i nieopublikowane godziny pozostają dla niej niewidoczne.
Takie rozwiązanie ogranicza liczbę wiadomości dotyczących prostych zmian, a jednocześnie nie oddaje pacjentowi kontroli nad całym kalendarzem.
6. Dodaj rezerwację do strony gabinetu
Rezerwację można udostępnić na stronie gabinetu na kilka sposobów. Bezpośredni link Theravo może działać jako przycisk w menu, odnośnik w wiadomości e-mail lub link w profilu zawodowym. Kod QR można umieścić na drukowanych materiałach. widget rezerwacji pozwala natomiast rozpocząć wybór terminu bezpośrednio na istniejącej stronie.
W WordPressie można użyć krótkiego kodu, czyli shortcode'u. Na innych stronach można osadzić widget JavaScript. Nie trzeba zastępować obecnej witryny gabinetu. Publiczny proces rezerwacji może działać po polsku, niemiecku i angielsku. Najlepsza forma zależy od konstrukcji strony, osoby, która nią zarządza, oraz od tego, w jaki sposób pacjenci mają rozpoczynać rezerwację.
7. Oddziel komunikację o terminach od prywatnej skrzynki
Wiadomości dotyczące terminów mogą być wysyłane przez osobny adres gabinetu obsługiwany przez Theravo. Nie trzeba podłączać prywatnej skrzynki Gmail, Outlook ani innego konta pocztowego.
Theravo nie wymaga też połączenia z prywatnym kalendarzem Google lub Outlook. Korzysta z własnego wewnętrznego terminarza i może dołączać do potwierdzonych wizyt zaproszenia w formacie `.ics`. Potwierdzone wizyty mogą również otrzymać automatyczne przypomnienie, gdy do spotkania pozostanie mniej niż 24 godziny. Nie jest to synchronizacja z prywatnym kalendarzem.
Warto zachować wyraźną granicę między komunikacją organizacyjną a kliniczną. Potwierdzenia, linki do spotkania oraz informacje o odwołaniu lub przełożeniu wizyty należą do komunikacji o terminach. Diagnozy, decyzje terapeutyczne, komunikacja kryzysowa i zalecenia dotyczące leczenia nie powinny być częścią tego procesu. Theravo pomaga organizować wizyty. Nie jest systemem komunikacji klinicznej ani dokumentacji terapii.
Przykład: rezerwacja online w jednoosobowym gabinecie
Poniższa konfiguracja jest jednym z możliwych punktów wyjścia, a nie uniwersalnym zaleceniem. Każdy gabinet powinien dopasować rodzaje wizyt i zasady do własnego sposobu pracy oraz warunków organizacyjnych.
Przewiń w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Rodzaj wizyty | Widoczność | Kto może zarezerwować | Płatność | Zmiany |
|---|---|---|---|---|
| 20-minutowa rozmowa wstępna | Publicznie | Nowi pacjenci | Bez płatności online | Odwołanie najpóźniej 24 godziny przed wizytą |
| 50-minutowa pierwsza konsultacja opłacana prywatnie | Publicznie, tylko wybrane terminy | Nowi pacjenci | Płatność przed potwierdzeniem | Przełożenie najpóźniej 48 godzin przed wizytą |
| 50-minutowa kolejna wizyta | Tylko w portalu pacjenta | Pacjenci pozostający w terapii | Płatność, środki do wykorzystania lub pakiet, zależnie od ustawień gabinetu | Odwołanie lub przełożenie najpóźniej 48 godzin przed wizytą |
| Termin wewnętrzny | Niewidoczny publicznie | Tylko gabinet | Bez płatności online | Zarządzany ręcznie |
Konfiguracja w ośmiu krokach
- Utwórz potrzebne rodzaje wizyt.
- Określ, kto może je rezerwować i gdzie będą widoczne.
- Ustal czas trwania, formę, cenę oraz terminy odwołania i przełożenia.
- Przygotuj dostępne godziny.
- Opublikuj tylko te terminy, które rzeczywiście mają być rezerwowane.
- Dodaj link lub widget do strony gabinetu.
- W razie potrzeby zaproś osoby pozostające w terapii do portalu pacjenta.
- Przejdź cały proces z konta testowego pacjenta.
Lista kontrolna przed uruchomieniem rezerwacji
Sprawdź proces nie tylko w ustawieniach, lecz także z perspektywy osoby rezerwującej:
- Pierwsze konsultacje i kolejne wizyty są wyraźnie rozdzielone.
- Widoczne są tylko świadomie udostępnione terminy.
- Czas trwania, miejsce lub forma spotkania oraz cena są jasno opisane.
- Wymagana płatność jest widoczna przed potwierdzeniem.
- Zasady odwołania i przełożenia wizyty są zrozumiałe.
- Formularz zbiera tylko niezbędne dane organizacyjne.
- Rezerwacja działa również na małym ekranie.
- Wiadomości potwierdzające, przypominające i dotyczące zmian zostały przetestowane.
- Pacjenci pozostający w terapii widzą tylko przeznaczone dla nich rodzaje wizyt.
- Terminy wewnętrzne pozostają niewidoczne publicznie.
Najczęstsze pytania o rezerwację wizyt online
Czy muszę udostępniać cały kalendarz?
Nie. Theravo pokazuje tylko terminy wyraźnie udostępnione dla danego rodzaju wizyty. Pozostałe wolne godziny i terminy wewnętrzne pozostają ukryte.
Czy mogę udostępnić rezerwację online tylko pacjentom, którzy już korzystają z gabinetu?
Tak. Wybrany rodzaj wizyty może być dostępny wyłącznie w portalu pacjenta. Publiczną rezerwację dla nowych osób można wyłączyć niezależnie.
Czy nowi pacjenci i osoby pozostające w terapii mogą widzieć różne terminy?
Tak. Rodzaj wizyty można udostępnić nowym pacjentom, osobom już korzystającym z gabinetu, obu grupom albo wyłącznie do ręcznej rezerwacji przez gabinet.
Czy mogę określić, do kiedy wizytę można odwołać lub przełożyć?
Tak. Dla każdego rodzaju wizyty można ustawić osobne terminy graniczne. Pacjent może wprowadzić zmianę w portalu tylko przed upływem czasu określonego przez gabinet.
Czy Theravo potrzebuje dostępu do mojego prywatnego konta e-mail?
Nie. Wiadomości organizacyjne dotyczące wizyt są wysyłane przez infrastrukturę Theravo. Nie trzeba podłączać prywatnej skrzynki Gmail, Outlook ani innego konta pocztowego.
Czy Theravo synchronizuje się z moim prywatnym kalendarzem Google lub Outlook?
Nie. Theravo korzysta z własnego wewnętrznego terminarza. Do potwierdzonych wizyt można dołączać zaproszenia .ics, które pacjent i terapeuta mogą dodać do swojego kalendarza.
Czy Theravo jest elektroniczną dokumentacją medyczną?
Nie. Theravo zarządza terminami i danymi administracyjnymi potrzebnymi do ich obsługi. Nie jest dokumentacją kliniczną ani systemem do prowadzenia notatek z terapii, diagnozowania lub podejmowania decyzji terapeutycznych.